Okul müdürü değişikliklerinde görev devri sırasında dikkat edilmesi gereken önemli hususlar ve alınması gereken belgeler şunlardır:
1. Taşınır Malzeme Teslimi
Görevdeki müdür, KBS Taşınır İşlemleri Sistemine mevcut şifresiyle giriş yaparak “Taşınır Raporları” bölümünden Ambar Devir Teslim Tutanağını çıkartır. Yeni müdür, listedeki malzemeleri fiilen sayarak teslim alır. Eksik ya da kayıp malzeme varsa, durum tutanak altına alınır.
2. Kurum Mührü ve Beratı
Okulun kurum mührü ve beratının fiziki olarak teslim alınması gerekir. Kayıp olması halinde tutanak düzenlenir ve ilgili belgeler taranarak DYS üzerinden destek hizmetleri şubesine gönderilir.
3. Kişisel Şifreler (MEBBİS, e-Okul, KBS)
Bu sistem şifreleri kişiye tanımlı olduğu için devredilmez. Göreve başlayan müdür, ilgili yazışmaları yaparak:
- MEBBİS ve e-Okul şifrelerini il/ilçe mebbis yöneticilerinden,
- KBS şifresini ise Defterdarlık/Mal Müdürlüğü’nden talep eder.
4. Kurumsal Şifreler
İlgili birimlerden şu şifreler mutlaka temin edilmelidir:
- Kurum MEBBİS şifresi
- Resmî e-posta şifresi
- TEFBİS şifresi
5. Okul Aile Birliği İşlemleri
- Okul Aile Birliği dosyası,
- Banka hesap cüzdanları, IBAN ve vergi numaraları alınır.
- TEFBİS sistemiyle karşılaştırma yapılır. Küçük farklar banka kesintilerinden kaynaklanabilir. Gerekirse Strateji Şubesine resmi yazıyla denklik talebi iletilir.
6. Anasınıfı Hesapları (Varsa)
Anasınıflarından toplanan paralara ilişkin:
- Dosyalar,
- Banka belgeleri,
- IBAN ve vergi numaraları teslim alınır, TEFBİS ile karşılaştırılır. Farklar yine tutanakla belirtilip Strateji Şubesine bildirilir.
7. Kantin İşlemleri
Kantin varsa:
- İhale dosyası,
- Mevcut kira sözleşmeleri ve ödeme bilgileri kontrol edilerek teslim alınır.
8. Okul Kooperatifi (Varsa)
Kooperatifin defterleri ve hesap bilgileri teslim alınır.
9. Wi-Fi Şifresi
Okulun mevcut kablosuz ağ (Wi-Fi) şifresi alınır.
10. Ücretli Program Şifreleri
Kullanılan ücretli yazılımların (Bilsa, SMS, vs.) kullanıcı bilgileri ve şifreleri teslim alınır ve güvenlik gerekçesiyle değiştirilir.
11. Dolap ve Oda Anahtarları
Okul binasındaki ofis, oda ve dolap anahtarları teslim alınmalıdır.
12. Kamera Sistemi
Güvenlik kamerası kayıt cihazının şifresi alınır. Gerekirse şifre değişikliği yapılır.
13. Diğer Hususlar
Devir teslim sürecinde karşılaşılan farklı durumlar da ayrıca tutanak altına alınarak imza altına alınmalıdır.
Bu işlemlerin tamamı, düzenli ve imzalı bir şekilde devir teslim tutanağına bağlanmalı ve hem teslim eden hem de görevi devralan müdür tarafından imzalanmalıdır. Belgeler DYS üzerinden de ilgili makamlara iletilmelidir.
Devir Teslim Tutanakları için TIKLAYINIZ
Kaynak: Webdeogren.com